Umgang mit E-Mail-Kommunikation

Neben im Internet surfen und Chatten ist E-Mail eine erstklassige Gelegenheit seine Produktivität zu vermindern und seinen Fokus zu verlieren. Andauernd wird man auf den Eingang neuer Nachrichten aufmerksam gemacht, bis man schließlich danach lechzt und schon voller Spannung selbst den Button zum Abrufen neuer E-Mails drückt. Wie oft ist es dann nur die nächste Spam-Nachricht, die man in den Papierkorb bugsiert, (falls man keinen vernünftigen Spam-Filter aktiviert hat).

Lass dich also nicht zum Sklaven der E-Mail-Kommunikation machen, sondern bestimmte selbst wie und wann Du E-Mails bearbeitest. Du bestimmst selbst die Erwartungshaltung in welchem Zeitraum Du auf eine E-Mail antworten musst (üblicherweise sollte dies innerhalb von 24 Stunden sein). Je schneller Du aber auf eine E-Mail antwortest, um so schneller wird auch der Empfänger darauf antworten. Du beschleunigst dadurch unbewusst das Tempo und bringst Dich damit in einen Teufelskreis. Denk immer daran: E-Mail-Kommunikation ist für die asynchrone Kommunikation gedacht. Soll es schnell gehen oder ist es dringend, dann gibt es dafür immer noch das Telefon oder Instant Messaging. Wie viele Postfächer sind voll von unnötigen Schwafel-E-Mails, die man dann womöglich noch kategorisiert oder zumindest löschen muss. Das alles kostet Zeit und erzeugt unnötig Ballast. Hier nun meine Tipps zur E-Mail-Kommunikation:

Allgemeine Handhabung:

• Abholintervall der E-Mails herabsetzen (z.B.: nur alle 4 Stunden, auch auf auf dem Smartphone)
• Einrichten eines Autoresponders, der auf die Abholintervalle hinweist
• Optische und akustische Meldungen über neue E-Mail deaktivieren
• Feste Zeiten einplanen, um E-Mails abzuarbeiten (z.B.: 2 x täglich, am Besten nicht als erste Tätigkeit eines Arbeitstages)
• Lasse Dir Zeit beim Antworten auf auf E-Mails, man muß nicht innerhalb von 5 Minuten auf jede E-Mail antworten. Endschleunige bewußt deinen Kommunikationsintervall

Inhaltliche Handhabung:

• Benutze den Posteingang nicht als Archiv
• Hier meine Empfehlung nach welchen Regeln ich meine E-Mails abarbeite. Diese lehnen sich an die Regeln GTD – Getting things done an:
  • Erledigung dauert weniger als 2 Minuten?  Sofort erledigen
  • Fester Termin notwendig? Kalendereintrag bzw. Reminder erstellen
  • Kein fester Termin notwendig? Aufnahme in passende To-Do-Liste
  • Längere Lektüre? Verschieben in Kategorie Leseliste für Bahn- oder Flugreisen, bzw. zum Lesen am Abend
  • Spam, Schwafe–E-Mails, unwichtige Informationen? Papierkorb

(Fortsetzung folgt)